1030

За життя будь-якого підприємства чи організації утворюється сила-силенна паперової спадщини. У цьому нагромадженні будуть документи, котрі засвідчують створення, із поточної діяльності, листування з державними органами й контрагентами, фінансові документи, бухгалтерські, звітні, повідомлення тощо. Як дати раду цій паперовій круговерті? Чому потрібно зберігати документи ОСББ? Які є вимоги щодо збереження та строки зберігання? Про все це — в поточному матеріалі…

Декілька слів про документообіг

Документообігце рух службових документів із моменту їх створення чи отримання до завершення виконання чи відправлення (п. 2 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5).

Для раціонального руху документів по підприємству розроблюють графік документообігу. Засади такого розроблення містяться в р. 5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення № 88). Так, зокрема, наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, у якому вказуються дата створення чи отримання від інших підприємств й установ документів, прийняття їх до обліку, передання в обробку та до архіву. Оскільки зазвичай ОСББ не може похвалитися великим штатом «обробників» документів, розроблятиме цю схему головбух.

Також на його плечі ляже й розробка номенклатури справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві підприємства, оформлених із зазначенням строків зберігання.

Усі документи підприємства, як правило, можна згрупувати в такі справи, як: особові; із фінансовими документами (у т.ч. особові рахунки працівників, відомості нарахування зарплати тощо); із листуванням; із наказами й розпорядженнями; із документами тимчасового, у т.ч. тривалого (понад 10 років) зберігання.

Якщо підсумувати, то в наказі потрібно розписати порядок роботи з документами, а саме: визначити одну чи декілька осіб, які отримують і розписують документи (усі знатимуть, куди нести документи й що далі з ними робити), визначити час на ознайомлення, розписування й опрацювання документів (наприклад, передати бухгалтеру, а він має опрацювати в строк від 5-ти до 30-ти днів, залежно від внутрішньої градації терміновості). Потім — куди діти відпрацьований документ і хто відправляє відповідь, якщо це листування, куди підшивати копію та чи слід узагалі її робити.

Це позбавить від плутанини й метушні. Ніхто не писатиме казна-що й незрозуміло кому. А важливі запити чи відповіді не лежатимуть тижнями на підвіконні за вазоном…

Навіщо зберігати документи

По перше, це передбачають нормативні акти, зокрема, і Положення № 88 у розділі 6.

По друге, не слід забувати, що для доведення власної правоти потрібно підкріпляти свою позицію документально.

По третє, відсутність документів може призвести до відповідальності фінансового характеру, наприклад, у вигляді донарахування податків або зборів і штрафів. Такий «результат» можна легко здобути під час перевірки чи суду.

Тож висновок очевидний — документи зберігати потрібно. Для цього необхідно виділити місце й організувати свою працю так, щоб відпрацьовані документи не накопичувалися. Розкладайте їх у папки відповідно до змісту чи підшивайте в папки-реєстратори.

Де та як зберігати документи

Вимоги Положення № 88 до зберігання первинних документів чіткі та лаконічні (п.п. 6.1–6.5):

  • первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й баланси до передання їх в архів підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером;
  • бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність;
  • первинні документи, облікові регістри й бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, мають зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що надає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, і протягом строку, який не повинен бути меншим за строк, установлений для відповідних документів на папері;
  • первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і належать до відповідного облікового регістру, комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються та супроводжуються довідкою для архіву.

Зберігання первинних документів й облікових регістрів, що пройшли обробку та були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення та передання їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Тож із наведеного доволі чітко вимальовується — документи, які так чи інакше опрацьовує головбух, — він і визначає місце для зберігання. Такий же підхід доречний і щодо листування, наказів й інших документів.

І другий висновок — так чи інакше, певні документи потрібно передавати в архів, але не всі — деякі можна знищувати після того, як спливли строки зберігання. Цей момент законодавством також унормований.

Скільки часу потрібно зберігати документи

Такі строки визначені в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік 578). Цей нормативний документ включає типові (і деякі нетипові) документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами й органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами й організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня та масштабу діяльності, форми власності.

Для всіх перелічених у Переліку груп документів визначені свої строки зберігання. Якщо ви придивитеся пильніше, то побачите, що таких строків 2: для організацій, які є і які не є фондоутворювачами НАФ.

Зауважимо, що НАФ (Національний архівний фонд) — це не якась певна установа — це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного та матеріального життя Українського народу й інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р. № 3814-XII). Тож, документ НАФ — це архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який зареєстрований як складова НАФ. Аби визначитися з тим, чи є ви фондоутворювачем, потрібно звернутися до держархіву за відповідною експертизою.

Наведімо строки зберігання найпоширеніших документів у таблиці. Оскільки ОСББ, як правило, не є фондоутвоювачем НАФ, то й графу цю ми не наводитемо. Кому все ж таки цікаво — може зазирнути безпосередньо в Перелік № 578.

Таблиця 1

Стаття
Переліку № 578/5
Вид документаСтрок зберігання документів
30Установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру тощоДо ліквідації
320Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування3 роки
321Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг із податків тощо5 роки
331Договори-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листи з оформлення договорів-зобов'язань3 роки
332Договори про повну матеріальну відповідальність3 роки (після звільнення матеріально відповідальної особи)
341Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі:

перевірок каси, правильності стягнення податків тощо
5 років
342Документи (довідки, акти, зобов'язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань5 років
344Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів, незавершеного виробництва5 років (за умови завершення перевірки, ревізії)
492Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)75 років
493Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії та витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, декларації держслужбовців, характеристики, листки з обліку кадрів)75 років (довідки з місця проживання, медичні довідки й інші документи другорядного значення — 3 роки після звільнення)

Декілька слів про електронний документообіг

Загальна вимога до первинних документів, облікових регістрів і бухгалтерської звітності, створеної у формі електронного документа, — вони повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що надає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, котрий не повинен бути меншим за строк, установлений для відповідних документів на папері (п. 6.4 Положення № 88).

Водночас існують певні особливості організації електронного документообігу. Зокрема йдеться про документи, створені із застосуванням електронного цифрового підпису. Робота з такими електронними документами та їх підготовка до передання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Мін’юсту України від 11.11.2014 р. № 1886/5. Серед іншого, є чимало корисних моментів. Зокрема, як потрібно правильно називати файли документів і в якому форматі вони повинні зберігатися.

Сергій КАСАТОНОВ,

бухгалтер-експерт, м. Київ