Табель обліку робочого часу останнім часом набув неабиякої популярності. Одна з головних причин — це посилення контролю за дотриманням законодавства про працю та оновлення підстав для проведення позапланових перевірок роботодавців. А відсутність табеля обліку робочого часу в ОСББ є порушенням трудового законодавства, за яке загрожують штрафні санкції. Тож з’ясуймо, яке призначення табеля обліку робочого часу, хто його має вести та як його заповнювати

Нині підставою для проведення позапланової перевірки органів Держпраці перевірок може стати навіть скарга працівника, який вважає, що йому неправильно нараховують зарплату. То із чого ж розпочне перевірку інспектор праці, коли завітає до ОСББ? Звісно ж, зі штатного розпису, наказів про прийняття на роботу й табеля обліку робочого часу. На останньому наразі й акцентуймо увагу.

Табель обліку робочого часу: якими нормативами передбачений

По-перше, роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи й бухгалтерський облік витрат на оплату праці в установленому порядку (ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР, далі — Закон про оплату праці).

По-друге, перелік первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників прописано в п. 1.6 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату України від 28.09.2005 р. № 286 (далі — Інструкція № 286).

Серед такої первинної облікової документації: наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особова картка; наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати; розрахунково-платіжні відомості, розрахункові відомості, платіжні відомості; особові рахунки, трудові договори (контракти), цивільно-правові договори й інші документи первинного та бухгалтерського обліку.

На обов’язкову наявність перелічених документів вказує Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06.

Отже, ведення табеля обліку робочого часу передбачено нормативно-правовими актами, а тому є обов’язком роботодавця, у т.ч. й ОСББ, у штаті якого є наймані працівники. При цьому ведення табеля обліку використання робочого часу для організацій (скажімо, ОСББ) із невеликою чисельністю працівників (навіть один чи два) також обов’язкове (див. лист Мінпраці України від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).

Призначення табеля обліку робочого часу: навіщо він потрібен

  1. Нарахування заробітної плати. Оскільки в більшості випадків роботодавці застосовують почасову систему оплати праці, то саме табель вони використовують як документ первинного обліку робочого часу, тобто на підставі даних табеля обліку робочого часу нараховують зарплату.
  2. Заповнення звіту з ЄСВ й іншої звітності. Показники облікової, середньої та середньооблікової штатної кількості працівників, визначені на підставі Інструкції № 286, використовуються для заповнення відповідних даних у Формі № Д4 й іншій звітності.
  3. Заповнення статистичної звітності з праці. На підставі табеля обліку робочого часу визначають показники кількості працівників у формах державних статистичних спостережень із метою одержання об’єктивної статистичної інформації щодо зайнятості працівників та розмірів їхньої оплати праці. Статистичні дані повинні бути достовірними й подаватися в повному обсязі (п.п. 1.1 і 1.5 Інструкції № 286).

Таким чином, ведення табеля має на меті: контроль за дотриманням установленого режиму робочого часу, недопущення порушення законодавства про працю, уникнення випадкових помилок у роботі з персоналом та, як наслідок, можливого виникнення трудових спорів. Також дані з табеля використовують для заповнення деяких показників у звітності.

Яку форму табеля застосовувати

Табель обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 (далі — Наказ № 489). Однак трапляються роз’яснення, що зазначена форма має рекомендаційний характер. Тому питання щодо обов’язковості застосування саме типової форми № П-5 виникають частенько. Як аргумент щодо необов’язковості її використання роботодавці інколи висувають той факт, що Наказ № 489, яким вона затверджена, не є нормативно-правовим актом.

Однак той факт, що типова форма № П-5 є рекомендованою для застосування, не означає, що табель є необов’язковою формою первинного обліку (див. лист Держстату України від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9). Просто згадана вище форма табеля містить мінімальну кількість необхідних показників, але ОСББ може за потреби їх доповнити.

Отже, ОСББ може використовувати й іншу форму табеля обліку робочого часу (ніж передбачено Наказом № 489), але в ній обов’язковою повинен бути мінімальний обсяг показників первинного обліку щодо використання робочого часу (явок та неявок працівників), які потрібні для заповнення статистичної звітності з праці. При цьому ОСББ може передбачити інші позначки для обліку явок і неявок працівників чи ввести додаткові показники.

Як часто потрібно складати табель обліку робочого часу

На жаль, інколи трапляється, що деякі роботодавці табель обліку робочого часу взагалі не складають або заповнюють раз на місяць. Органи Держпраці вважають, що табель потрібно складати двічі на місяць: для розрахунку суми авансу (зарплати за першу половину місяця залежно від фактично відпрацьованого часу) і нарахування зарплати за повний місяць (див. роз’яснення Держпраці в Кіровоградській області http://kr.dsp.gov.ua/index.php/2464-ro290517).

Як аргумент вони висувають норми ст. 115 КЗпП, а саме:

  • зарплата виплачується працівникам регулярно в робочі дні в строки, установлені колдоговором або нормативним актом роботодавця, погодженим профспілкою чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (представниками), але не рідше ніж двічі на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 к.дн., та не пізніше 7 днів по закінченню періоду, за який здійснюється виплата;
  • розмір зарплати за першу половину місяця визначається колдоговором або нормативним актом роботодавця, але не менше оплати за фактично відпрацьований час із розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника.

Але трапляються випадки, коли потрібно скласти для одного чи декількох працівників:

  • проміжний табель — у разі звільнення працівника посеред місяця, адже бухгалтеру необхідно знати, скільки робочих днів (годин) він відпрацював, аби зробити остаточні розрахунки;
  • додатковий (уточнюючий) табель за попередні місяці — якщо виявилося, що в табелі обліку за минулі місяці були недостовірні дані (скажімо, працівник захворів наприкінці місяця чи взяв відпустку, а в табелі були проставлені робочі дні).

Хто має складати табель обліку робочого часу

Голова правління ОСББ як роботодавець (керівник юрособи) може взяти на себе обов’язки з ведення табеля чи покласти їх на іншого працівника.

У таких малочислених організаціях, як ОСББ, доволі часто обов’язок ведення табеля покладають на бухгалтера, який в одній особі складає табель, нараховує та виплачує зарплату й подає звітність. Певна річ, у випадку, коли одна й та сама особа складає табель, нараховує та виплачує зарплату, є певні ризики, адже у цьому випадку відсутній контроль за використанням коштів.

Тож якщо вже обов’язок ведення табеля покладено саме на бухгалтера, то треба, щоб він складав табель, а потім його візував голова ОСББ, контролюючи заодно дані обліку робочого часу.

Якщо ж у штаті ОСББ є інші працівники (крім бухгалтера), то ведення табеля можна доручити одному з них, тоді достовірність даних зможе проконтролювати й бухгалтер.

Зауважимо: у які строки має бути складений табель обліку робочого часу та наданий до бухгалтерії, повинно бути визначено графіком документообігу чи наказом голови правління ОСББ.

Заповнення табеля обліку робочого часу: правила та позначення

Які категорії працівників включають до табеля обліку робочого часу?

Табель ведуть на всіх працівників, з якими ОСББ укладено трудові договори: безстрокові, строкові, за сумісництвом (див. лист Мінпраці від 01.06.2005 р. № 36-211).

Зверніть увагу! Облік робочого часу не ведуть, і табель не застосовують для фізосіб, які надають послуги (виконують роботи) за договорами цивільно-правового характеру (див. лист Мінпраці від 23.04.2010 р. № 115/13/133-10). У разі застосування табеля для цивільно-правових відносин існує великий ризик щодо визнання таких відносин трудовими.

Для ведення обліку використання робочого часу застосовують присвоєний працівнику табельний номер. Зауважте: у разі оформлення основного працівника на іншу роботу за сумісництвом йому як внутрішньому суміснику присвоюють окремий інвентарний номер. Для внутрішніх сумісників у табелі обліку робочого часу відводять два окремі рядки: у першому показують робочий час, відпрацьований за основним місцем роботи, а в другому — за сумісництвом.

Табельний номер також указують в особових картках працівників і зазначають у всіх кадрових документах та тих, що стосуються обліку праці й оплати.

На підставі яких документів і даних обліку заповнюють табель обліку робочого часу?

Підставою для заповнення табеля щодо використання робочого часу є:

  • накази про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), направлення в службове відрядження, надання відпустки, направлення на підвищення кваліфікації (стажування, навчання), збереження посади (роботи) та середнього заробітку у випадках, передбачених законодавством;
  • листки непрацездатності, довідки, що підтверджують тимчасову непрацездатність або відсутність на роботі з інших поважних причин тощо.

Як заповнюють табель обліку робочого часу?

Зазвичай табель обліку робочого часу заповнюють у розрізі структурних підрозділів — в одному примірнику. ОСББ, як правило, ведуть один табель на всіх працівників.

У табелі обліку робочого часу для кожного працівника зазначають табельний номер і відводять окремий рядок, поділений, своєю чергою, іще на два підрядка (частини):

  • у верхній частині проставляють відомості про фактично відпрацьовані дні (години) або неявки на роботу;
  • у нижній частині — умовні позначення (буквені чи цифрові коди), що характеризують умови роботи (надурочні, нічні, години роботи у вихідні та святкові дні тощо) та причини неявок на роботу, — види відпусток, тимчасова непрацездатність, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий час тощо.

Облік використання робочого часу в Табелі ведуть одним із двох способів: методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу чи шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень тощо). На практиці більш поширений перший спосіб.

Отже, у табелі проставляють відмітки про фактично відпрацьований час, причини неявок на роботу, про роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу чи інші відхилення від нормальних умов роботи. Усі ці відмітки роблять лише на підставі належним чином оформлених документів щодо обліку особового складу.

Які позначення використовують під час заповнення табеля обліку робочого часу?

Позначення для заповнення табеля обліку робочого часу наведені в самій формі, затвердженій Наказом № 489. Власне, ОСББ може використовувати такі ж умовні позначення (вони наведені далі в таблиці).



Зауважимо: Наказом № 489 не враховані нові види відпусток без збереження зарплати (приміром, на період проведення АТО), а також додаткова оплачувана відпустка учасникам бойових дій та інвалідам війни. Тому якщо схожі випадки трапляються в ОСББ, можна ввести додаткові буквені чи цифрові позначення для явок та неявок працівників.

Складений табель обліку робочого часу, завізований відповідальною особою, є підставою для нарахування зарплати за відпрацьовані дні чи години (залежно від установленого обліку робочого часу).

Відповідальність за відсутність табеля обліку робочого часу

Відсутність табеля обліку робочого часу на підприємстві є порушенням вимог ч. 2 ст. 10 Закону про оплату праці.

За таке порушення може бути застосований:

  • до ОСББ — фінансовий штраф, передбачений абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП, — у розмірі мінімальної зарплати;
  • до посадових осіб ОСББ — адмінштраф за порушення інших вимог законодавства про працю згідно із ч. 1 ст. 41 КпАП — у розмірі від 510 до 1700 грн.

Судова позиція: навіть у випадку, коли на підприємстві працює лише один директор (чи, скажімо, голова ОСББ), усе одно потрібно вести облік робочого часу та складати табель обліку робочого часу. Тому застосування органами Держпраці фінансового штрафу (у зв’язку з відсутністю табеля обліку робочого часу) у розмірі мінзарплати є правомірним.

Світлана ЛІСТРОВА,

експерт