Корпоративна банківська платіжна картка на багатьох підприємствах не є новинкою, а достойний замінник готівкової видачі авансу. Тому не дивно, що ОСББ переходять на використання такого засобу проведення розрахунків під час купівлі товарів у господарських цілях. Під час яких операцій можна застосувати корпоративну картку, як обліковувати рух коштів за картками — мовитиметься в статті.

Для яких операцій можна застосовувати корпоративну банківську платіжну картку

Нині це питання регулюється Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492 (далі — Інструкція № 492).

Так, відповідно до приписів абз. 2 п. 8.3 гл. 8 Інструкції № 492 корпоративну банківську платіжну картку (далі — КБПК) можна застосовувати для:

  • держання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
  • здійснення безготівкових розрахунків за межами України, пов’язаних із відрядженнями та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, з утримання та перебування повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торгового мореплавства України, Повітряного кодексу України, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Міжнародної конвенції про дорожній рух.

Крім чітких можливостей застосування корпоративної картки, в абз. 1 п. 8.3 гл. 8 Інструкції № 492 прописані також ситуації, коли заборонено використовувати кошти, отримані з допомогою КБПК. Тож із допомогою корпоративної картки заборонено:

  • одержання зарплати;
  • інших виплат соціального характеру;
  • розрахунки за зовнішньоторговельними договорами (контрактами);
  • дійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Як бачите, список дозволів і заборон доволі стислий. Крім того, в Інструкції № 492 згадується лише про інвалютні операції у частині дозволів. Тому можна дійти висновку, що за допомогою КБПК можна оплачувати все, що прямо не заборонено законодавством.

Зважаючи на практику, цілком законно найчастіше використовують КБПК для проведення розрахунків через платіжні термінали для придбання товарів/послуг у господарських цілях і для проведення розрахунків у межах витрат на відрядження (наприклад, у випадку відрядження голови ОСББ чи іншого працівника ОСББ).

Бухгалтерський облік руху коштів на рахунку до корпоративної картки

Оформивши угоду з банком на відкриття КБПК, звісно, у вас з’явиться новий рахунок для КБПК. Рух коштів на такому рахунку варто відображати через Дт 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті». Якщо ви дуже модернове ОСББ, і відкрили інвалютну КБПК, то  буде відкрито й рахунки в інвалюті, які необхідно показувати за Дт 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

Перераховуючи кошти на рахунок КБПК для їх використання в господарських цілях чи в разі відрядження, бухгалтеру слід зробити проводку Дт 313 (314) Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті» (312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»).

Якщо для відкриття рахунків й емісію КБПК ОСББ довелося сплатити банку винагороду, то понесені витрати показують проводкою Дт 92 «Адміністративні витрати» Кт 311.

Отриману від банку корпоративну картку, як на нас, необхідно відображати на дебеті забалансового рахунка 08 «Бланки суворого обліку» за фактичною вартістю емісії (сумою, сплаченою банку за випуск цієї картки). Можна відкрити окремий субрахунок, наприклад, «08/1 КБПК». У випадку коли в майбутньому буде прийнято рішення закрити корпоративну картку (приміром, у разі зміни обслуговуючого банку), то КБПК варто списати з позабалансового рахунка 08.

Щодо документування руху КБПК та її зберігання в ОСББ, то нині нормативними актами, на жаль, не визначено жодних вимог у цьому питанні. Незважаючи на це, радимо все ж КБПК зберігати у сейфі фірми — там, де, власне, і зберігаються грошові кошти підприємства.

Якщо КБПК видають різним працівникам ОСББ, то для відображення руху КБПК можна завести самостійно розроблений спеціальний Реєстр використання КБПК або Журнал використання КБПК. У цьому документі необхідно зафіксувати дату отримання та повернення картки держателем, суми залишку на рахунку тощо.

Такий документ слід розробити самостійно та затвердити внутрішнім наказом підприємства. Ведення реєстру (журналу) можна доручити бухгалтеру чи касиру. Також можна розробити власні правила застосування КБПК на підприємстві, та, відповідно, затвердити їх наказом. Тут усе залежить від потреб самого ОСББ. Адже якщо користувачем корпоративної картки буде лише голова ОСББ, то тут, певна річ, усе просто, і додаткових документів явно не потрібно.

Василь Кропивницький,
незалежний консультант