kassovyj-apparat

Рассмотрим порядок проведения и документальное оформление типичных кассовых операций ОСМД.

Важно!

Кассовые операции, не связанные с проведением расчетов при продаже товаров (предоставлении услуг),  в т.ч. уплата вступительных, членских и целевых взносов, в понимании Закона о РРО, ОСМД могут осуществлять в кассах предприятия с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров (письмо ГФСУ от 27.10.2015 г. № 22787/6/99-99-22-07-03-15). Комментарий к данной позиции контролеров читайте в материале «ОСМД получает наличные в кассу: можно ли без РРО».

Таким образом, кассовые операции, которые следует осуществлять через РРО, в текущем материале рассматривать не будем.

Нужна ли ОСМД касса

Вопрос «Нужна ли ОСМД касса?» возникает достаточно часто. Ответ однозначен — касса нужна ОСМД, как и любому предприятию, которое осуществляет операции с наличными.

Порядок ведения кассовых операций для предприятий и организаций определен в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, далее — Положение № 637. Нормы Положения № 637 являются обязательными для предприятий (организаций), осуществляющих кассовые операции.

Кассовые операции — это операции предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличности при проведении расчетов через кассу с отражением данных операций в соответствующих книгах учета. Касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, прочих ценностей, кассовых документов (п. 1.2 гл. 1 Положения № 637).

Отдельное помещение для кассы не является обязательным, однако желательное, ведь п. 4.1 гл. 4 Положения № 637 предусмотрено, что руководитель предприятия обязан обеспечить надлежащее обустройство кассы и надежное хранение наличных средств в ней. Обычно наличные средства и прочие ценности хранят в сейфе.

Следует помнить: хранение в кассе наличных средств и прочих ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещено.

Кто может быть кассиром

При приеме на работу кассира предприятия руководитель оформляет соответствующий приказ и подписывает с будущим работником договор о полной материальной ответственности (п. 4.7 гл. 4 Положения № 637). Типовой договор о полной материальной ответственности может быть следующим: образец договора.

Важно!

Кассир является материально-ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за вверенные ему денежные и прочие ценности.

Еще одно важное требование, которое содержит Положение № 637, — обязанность ознакомить лицо, которое будет выполнять функции кассира, с требованиями Положения № 637 под расписку. Текст расписки может быть следующим: образец расписки.

Зачастую функции кассира возлагаются, например, на главного бухгалтера ОСМД (другое лицо) — это не запрещено. С этим соглашается и Минтруда в письме от 15.10.2007 г. № 250/06-186-07. В свою очередь, заключение договора о материальной ответственности и получение расписки являются обязательными процедурами в любом случае. Вместе с тем следует помнить о ст. 32 КЗоТ, согласно которой запрещено возложение на работника предприятия обязанностей, предусматривающих материальную ответственность, без его согласия. И поэтому, прежде чем возложить на главного бухгалтера обязанности кассира, не помешает заручиться его согласием.

Документальное оформление кассовых операций

Получение и выдача наличных средств осуществляется в соответствии с оформлением приходных кассовых ордеров (далее — ПКО, типовая форма № КО-1, приложение 2 к Положению № 637) и расходных кассовых ордеров (далее — РКО, типовая форма № КО-2, приложение 3 к Положению № 637). Для учета кассовых операций используется кассовая книга (далее — КК, типовая форма № КО-4, приложение 5 к Положению № 637).

Порядок ведения кассовой книги

Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей (основного листка и отрывного листа), записи в которых должны быть идентичны и осуществляются под копирку (в продаже есть уже прошитые кассовые книги с самокопировальными листками). Основные листки составляют, собственно, кассовую книгу и остаются в ней. Отрывная часть, которая называется «Отчет кассира», после заполнения отрывается и вместе с подтверждающими документами о поступлении и расходовании наличных средств передается в бухгалтерию предприятия.

Перед началом использования листов кассовой книги и отчетов кассира их следует пронумеровать (они должны иметь одинаковые порядковые номера). Саму книгу необходимо прошить, скрепив листком (по образцу, приведенному в приложении 5 к Положению № 637). На этом листке указываются количество прошитых и пронумерованных страниц, Ф.И.О. ответственных лиц (председателя правления и главного бухгалтера), ставятся их подписи и печать (при ее наличии). Приведем образец листка.

Пример

2

Данная процедура предусмотрена для предотвращения злоупотреблений и является обязательной даже в случае, когда функции главного бухгалтера и кассира выполняет один человек. Нумерация листков каждой следующей кассовой книги, открытой после окончания использованной, начинается с «1».

Записи в кассовую книгу вносятся только в те дни, когда осуществлялись операции с наличностью. При этом перед осуществлением первой операции соответствующего дня следует указать дату и остаток наличности на начало дня (который должен быть равным остатку наличных денег на конец дня, в котором последний раз осуществлялись операции с наличными). Записи в кассовую книгу вносятся на основании надлежащим образом оформленных ПКО и РКО. В конце дня выводится остаток наличности с учетом остатка на начало дня, поступления и расхода наличности.

Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если возникла необходимость внести исправления, они должны быть заверены подписями кассира и главного бухгалтера (лица, на которое возложено исполнение обязанностей главного бухгалтера) — п. 4.2 Положения № 637.

Записи в кассовую книгу осуществляются кассиром по каждой операции поступления или выдачи денежных средств на основании соответствующих приходных и расходных документов в день ее осуществления. В конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличных на конец рабочего дня (соответственно, остаток наличности на начало следующего рабочего дня) и передает в бухгалтерию отрывной лист кассовой книги «Отчет кассира» со всеми приходными и расходными документами (ПКО, РКО, сведениям и т.д.). Оформляется данная передача документов от кассира в бухгалтерию распиской, которая приведена в самой кассовой книге, на каждой странице (п. 4.3 Положения № 637).

Более упрощенный учет ведения кассовой книги в электронном виде. Так, согласно п. 4.4 Положения № 637, кассовая книга может вестись в электронной форме с помощью соответствующих технических устройств. При этом должны быть выполнены следующие требования:

  1. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги, которые, в свою очередь, должны соответствовать форме и содержанию кассовой книги в бумажной форме.
  2. Записи в «электронной» кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов.
  3. Страницы «электронной» кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года.
  4. В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года ― их общее количество за год. После распечатки электронных «Вкладного листка кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность оформления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листке кассовой книги».
  5. «Вкладной листок кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По истечении календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладной листок кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листков за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется печатью предприятия.

Образец заполнения отдельной страницы кассовой книги см. по ссылке. (прикрепить образец кассовой книги)

Оформление приходных кассовых ордеров

Все наличные средства, поступающие в кассу предприятия, должны в день их поступления и в полной сумме приходоваться (п. 2.6 Положения № 637). Сумма оприходованной наличности должна соответствовать суммам, указанным в соответствующих документах.

Оприходование наличности в кассе предприятия — это осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров (п. 2.6 Положения № 637).

Оприходование наличности оформляется ПКО. Он состоит из двух частей:

  1. основной, которая остается у кассира;
  2. отрывной (квитанция к кассовому ордеру), которая выдается лицу, от которого приняты наличные в кассу предприятия.

Оформление приходного ордера, впрочем, как и других кассовых документов, — крайне ответственное дело, а нарушения при заполнении или отсутствие того или иного реквизита может быть основанием для применения финансовых санкций к предприятию, а также административных — к его должностным лицам.

Итак, оприходование наличности в кассу осуществляется по ПКО, подписанному главным бухгалтером. Квитанция к ПКО, которая выдается лицу, внесшему наличные, заверяется печатью предприятия и подписями главного бухгалтера и кассира предприятия. Нумерация приходных кассовых ордеров начинается с начала года с № 1, с прошлого года и на следующий год не продолжается. Особое внимание нужно уделить наличию всех подписей, а также нумерации, даты и суммы наличности (одинаковые на ПКО и квитанции). Остальные строки ПКО также следует заполнить, в частности:

  • «Прибутковий касовий ордер №___ від «__» ________________ 20__ р.» — указывается номер и дата оформления ПКО. При этом они должны соответствовать дате и номеру, под которыми ПКО зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
  • «Найменування підприємства (установи, організації)» — указывается название юридического лица, принимающего наличные средства;
  • «Код аналітичного рахунка» и «Код цільового призначення» — заполняются только в том случае, если это предусмотрено кассовой дисциплиной на предприятии. Например, разработана система кодирования хозяйственных операций;
  • «Прийнято від» — указывается информация о лице (субъекте хозяйствования), от которого приняты наличные средства. Отметим: согласно п. 3.10 Положения № 637, данный реквизит не заполняется в ПКО, оформленных на общую сумму проведенных ОСМД кассовых операций (получение наличных из банка по чеку и оприходование ее в кассе и т.д.);
  • «Підстава» — указывается основание для внесения наличных денежных средств в кассу. В зависимости от содержания хозяйственной операции это могут быть: договор, счет, письменный приказ руководителя или его устное распоряжение (в данном случае целесообразно указать: «распоряжение руководителя»), авансовый отчет работника и т.п.;
  • «Сума» — указывается фактически полученная сумма денежных средств. Если ОСМД является плательщиком НДС, то в этом поле указывается общая сумма полученных денежных средств, включая сумму НДС. Сумма в гривнях указывается прописью, копейки — цифрами. Например, «Двадцать одна тысяча шестьсот грн 00 коп.»; «Ноль грн 97 коп.»;
  • «Додатки» — указывают документы, прилагаемые к ПКО. Это могут быть как документы об осуществлении определенной хозяйственной операции (например, договор, счет, акт и т.п.), так и документы, удостоверяющие лицо, которое вносит денежные средства.

Данные табличной части ПКО — ячейки «Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — переносятся в соответствующую графу кассовой книги. Данные ячейки «Сума цифрами» должны соответствовать заполненным прописью строкам «Сумма» ПКО и Квитанции к ПКО.

Поля отрывной части ПКО заполняются аналогично основной части. Однако на отрывной части ставится печать предприятия.

В кассовых ордерах, оформляемых на общую сумму осуществленных предприятием кассовых операций (получение наличных из банка по чеку и оприходование их в кассе и т.д.), реквизит «Одержав» или «Прийнято від» не заполняется (п. 3.10 Положения № 637).

Приведем образец заполнения ПКО (см. по ссылке).

Оформление расходных кассовых ордеров

Выдача наличных денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (типовая форма № КО-2, приложение 3 к Положению № 637) (п. 3.4 Положения № 637). Документы на выдачу наличных средств должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем. Кроме того, обязательно должны быть подписи лица, получившего денежные средства по РКО, и кассира предприятия.

РКО, в частности, оформляются для:

  • внесения денежных средств в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия;
  • выплаты заработной платы работникам предприятия по трудовым и гражданско-правовым договорам;
  • выдачи денежных средств подотчет работникам предприятия на приобретение товаров (оплату работ, услуг), на командировки, а также для уплаты налогов и обязательных платежей.

К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и т.п. В связи с этим есть еще один случай, когда подпись руководителя на РКО не нужна, — если на документах, которые являются приложениями к РКО, есть разрешительная надпись руководителя предприятия. Выдачу наличных кассир осуществляет только лицу, указанному в РКО.

В частности, в таблице отражено пошаговое заполнение реквизитов РКО.

Таблица

Заполнение РКО

(типовая форма № КО-2)

Названия реквизитов РКО публикуються на языке оригинала


п/п
Название реквизита РКОЧто нужно указыватьПримечания
1Найменування підприємстваНаименование юрлица (полное название или сокращенное, если это предусмотрено уставом), в кассу которого приходуются наличные денежные средства. К примеру, «ОСМД «Четыре брамы»Требования касательно написания наименования юридического лица или его обособленного подразделения см. в приказе Минюста от 05.03.2012 г. № 368/5
2Ідентифікаційний код ЄДРПОУИдентификационный код юрлица, присвоенный ему при регистрации в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины
3Номер документаПорядковый номер, по которому РКО зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3)п. 3.11 Положения № 637
4Дата складанняТекущая дата. Такая же дата указывается в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеровп. 3.10 Положения № 637
5Кореспондуючий рахунок, субрахунокУказывается Дт счета (субсчета), который корреспондирует с Кт счета 30 «Касса». Корреспондирующие счета могут быть разными в зависимости от того, какая выплата осуществляется из кассы предприятия:
• 372 — при выдаче наличных денежных средств получателю как подотчетной суммы;
• 661 — в случае выплаты заработной платы;
• 311 — если денежные средства через работника передаются в обслуживающий банк для зачисления на текущий счет ОСМД и т.д.
Инструкция № 291
6Код аналітичного облікуСтавится прочеркЗаполняются, в случае если на предприятии разработана и утверждена специальная система кодирования всех хозяйственных операций, в т.ч. и соответствующих поступлений в кассу
7Код цільового призначенняСтавится прочеркНе заполняется в связи с тем, что ответственность за целевое использование наличных средств отменена Положением № 637
8СумаУказывается бухгалтерией ОСМД дважды:
1) цифрами (колонка 6);
2) с большой буквы прописью, копейки — числами
Первую цифру рекомендуем записывать вплотную к линии, ограничивающей колонку, в которой указывается сумма цифрами, так, чтобы перед ней, слева, нельзя было поместить никакую другую цифру. Практика свидетельствует, что при определенных обстоятельствах такое написание позволяет предприятию избежать недоразумений и недостач в кассе
9ВидатиФамилия, имя, отчество лица, которому следует выдать денежные средстваПодпункты 3.6 и 3.10 Положения № 637.
Если денежные средства выдают по ведомости на выплату денег (приложение 1 к Положению № 637), то ставится прочерк.
Деньги по доверенности — в этом реквизите после Ф.И.О. лица, которое должно было бы получать деньги, бухгалтер указывает Ф.И.О. лица, которому доверено получать деньги (п. 3.6 Положения № 637).
Если денежные средства сдаются в банк, рекомендуем указать номер расчетного счета, на который вносятся наличные, и название банка, в котором этот текущий счет открыт
10ПідставаУказывают основание для выдачи наличных денежных средств из кассы ОСМД. В качестве основания записывают:
• заработная плата за соответствующий период;
• командировочные расходы;
• сдача наличности в банк и т.д.
11ДодатокВ данной графе указываются документы, связанные с осуществлением выплаты из кассы, которые прилагаются к ордеру:
• заявление на перевод наличности;
• копия сопроводительной ведомости;
• счета;
• ведомость на выплату денег;
• доверенность и т.п.
п. 3.7 Положения № 637,
приложение 8 к Инструкции № 174
12КерівникДокументы на выдачу наличности должны подписывать руководитель (председатель правления) или работник ОСМД, уполномоченный на это руководителем (внутренним приказом, распоряжением, постановлением, решением и т.п.)Основание — письмо НБУ от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75.
Если на прилагаемых к РКО документах, заявлениях, счетах и т.п. есть разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (ч. 2 п. 3.4 Положения № 637)
13Головний бухгалтерПосле заполнения РКО должен быть подписан главным бухгалтером. При отсутствии должности главного бухгалтера председатель правления распоряжением (приказом) может уполномочить другого работника на подписание ордера. В том случае, если в ОСМД работает только председатель правления, он может самостоятельно ставить подпись там, где предусмотрено место для подписи главного бухгалтера, при этом менять реквизит «Головний бухгалтер» не нужноп. 3.4 Положения № 637,
письмо НБУ от 14.02.2012 г.
№ 11-117/708-1645
14ОдержавПолучатель должен собственноручно указать полученную сумму (гривен — буквами, копеек — цифрами). При заполнении следует помнить: сначала кассир уведомляет получателя о сумме, которую он получает, затем предоставляет ему расходный кассовый ордер для заполнения данной графы и только потом выдает наличные денежные средстваПункт 3.10 Положения № 637, письмо НБУ от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874.
Если деньги (например, на зарплату) выплатили по ведомости на выплату денег (приложение 1 к Положению № 637), а затем составили общий РКО — ставится прочерк
15За __________
(найменування, номер, дата й місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)
Данные документа, удостоверяющего личность получателя. Указываются название и номер, когда и кем выдан документ, удостоверяющий личность получателя (чаще всего это паспорт)Пункт 3.5 Положения № 637.
Если наличные средства выдали по ведомости на выплату денег, а потом составили общий РКО — ставят прочерк
16Підпис одержувачаПосле предъявления получателем денежных средств документа, удостоверяющего его личность, он должен собственноручно расписаться в получении денежных средств. Заполнение данной графы кассиром или бухгалтером запрещеноПункт 3.5 Положения № 637.
Если наличные выдали по ведомости на выплату денег, а потом составили общий РКО — ставят прочерк
17Видав касирПосле проверки кассиром правильности заполнения всех реквизитов и наличия на документах подлинных подписей, кассир выдает наличные средства получателю, ставит свою подпись о выполнении данной операции и регистрирует РКО в кассовой книгеп. 3.12 Положения № 637

Исправления в кассовых ордерах запрещаются (п. 3.10 Положения № 637). Кассир при получении кассовых документов обязан проверить наличие и достоверность на документах соответствующих подписей, а также правильность оформления документов, наличие всех реквизитов (п. 3.12 Положения № 637). В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир возвращает документы для соответствующего оформления.

Операции по кассовым ордерам могут быть осуществлены только в день их составления. Выдача кассовых ордеров на руки лицам, которые вносят или получают наличные, запрещается (п. 3.10 Положения № 637).

ПКО и РКО до передачи кассиру для выполнения регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 и типовая форма № КО-3а, приведенные в приложении 4 к Положению № 637), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям (п. 3.11 Положения № 637). Регистрация приходных и расходных кассовых документов также может осуществляться в электронном виде.

Для лучшего восприятия вышеприведенных рекомендаций касательно заполнения РКО вашему вниманию — примеры заполнения:

  • пример составления отдельного РКО при выплате заработной платы (см. по ссылке);
  • пример составления общего РКО при выплате заработной платы по ведомости на выплату денег (см. по ссылке).
  • пример заполнения РКО при сдаче наличности в банк через кассира (смпо ссылке).

Ведомость на выплату денег

Еще одним кассовым документом является ведомость на выплату денег (типовая форма № КО-1, приложение 1 к Положению № 637). Ее также называют платежная ведомость (далее — Ведомость). Этот первичный документ используют при выплате заработной платы работникам предприятия или внештатным работникам. Отметим: такие выплаты можно осуществлять и каждому человеку в отдельности с использованием РКО, но, когда количество работников значительное, целесообразно применять Ведомость.

Предприятия имеют право хранить в кассе наличные сверх установленного лимита, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денежных средств из банка (п. 2.10 Положения № 637). Полученные в банке и не использованные по назначению в течение данного срока денежные средства должны быть возвращены в банк не позднее следующего рабочего дня банка. То есть предприятие имеет право хранить в кассе наличные сверх установленного лимита кассы в сумме, указанной в Ведомости, в течение 3-х рабочих дней. Денежные средства в пределах установленного лимита можно хранить в кассе постоянно. Бывает, что по тем или иным причинам заработная плата может быть не выдана определенному лицу (лицам) в течение установленного срока — командировка, болезнь и т.п. Эти денежные средства называют депонированными.

Депонированная заработная плата наличные средства, полученные предприятиями для выплат, связанных с оплатой труда, и не выплаченные в установленный срок отдельным физическим лицам.

Согласно п. 3.9 Положения № 637, в данной ситуации кассир должен действовать следующим образом:

  • в Ведомости напротив фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, собственноручно сделать надпись «депоновано» (или воспользоваться штампом «Депоновано» при наличии);
  • составить реестр депонированных сумм;
  • в Ведомости указать фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверить эти суммы с общей суммой выплат и удостоверить надписи своей подписью;
  • на основании оформленного бухгалтерией РКО (на сумму фактически выплаченных денежных средств по Ведомости) осуществить запись в кассовой книге.

Денежные средства, подлежащие депонированию (возврату в банк), оформляются одной суммой одним РКО.

Так же, как и в кассовых ордерах, исправления в Ведомости не допускаются. К тому же должны быть приведены все предусмотренные реквизиты и заполнены необходимые строки и графы ведомости, а также подписи лиц, получивших деньги, и лиц, которые составили, осуществили выплату денег и проверили Ведомость (на небольших предприятиях это может быть одно и то же лицо). Кроме того, Ведомость подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия.

В дальнейшем депонируемую (возвращенную в банк) заработную плату можно выплатить работнику предприятия — либо получив деньги из банка в кассу предприятия, либо за счет наличности, которая имеется в кассе предприятия.

Лимит кассы

Лимит кассы и сроки сдачи наличности в банк

Как определено п. 1.2 Положения № 637, лимит остатка наличных денег в кассе — предельная сумма наличных, которая может храниться в кассе предприятия в нерабочее время. Наличная выручка (наличность) в сумме, превышающей установленный лимит, обязательно сдается в учреждение банка для зачисления на текущий счет предприятия. Если предприятие пользуется счетами в нескольких банках, наличные средства могут быть внесены на любой из этих счетов. Сдача наличности может осуществляться самостоятельно предприятием или платно через специализированные инкассаторские службы. Сроки сдачи наличности в банк устанавливаются предприятием по договоренности с соответствующим банком согласно требованиям, установленным п. 5.1 Положения № 637:

  • для предприятий, расположенных в населенных пунктах, где есть банки, — ежедневно, в день поступления наличности в кассу предприятия;
  • для предприятий, у которых время окончания рабочего дня (должен быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка) не дает возможности обеспечить сдачу наличности в день ее поступления, — не позднее следующего рабочего дня за днем поступления наличности;
  • для предприятий, расположенных в населенных пунктах, где нет банков, — не реже чем раз в 5 рабочих дней.

Наличка в пределах лимита может находиться в кассе предприятия. Отметим: при проведении проверок контролирующие органы всегда обращают внимание на соблюдение предприятием лимита кассы, ведь за это нарушение установлены значительные финансовые санкции.

Лимит кассы вновь созданным ОСМД

Вновь созданное ОСМД, которое намерено принимать в кассу наличные средства, на первые 3 месяца работы должно установить лимит кассы по прогнозным расчетам. Рассчитывает лимит кассы ОСМД самостоятельно, используя правила, определенные р. 5 Положения № 637 и на основании Расчета установления лимита остатка наличности в кассе (приложение 8 к Положению № 637, далее — Расчет).

Лимит кассы (прогнозный, на первые 3 месяца деятельности ОСМД, а в дальнейшем — фактический) следует рассчитывать на основании следующих показателей: или расчета среднедневного поступления наличности в кассу, или расчета среднедневной выдачи наличных из кассы. Какой из показателей выбрать для определения лимита, ОСМД определяет самостоятельно (п. 5.3 Положения № 637). По нашему мнению, ОСМД (учитывая специфику деятельности) целесообразно использовать первый показатель — среднедневное поступление наличности в кассу. Среднедневное поступление наличности рассчитывается следующим образом:

СПН = НП/РД,

где:

  • СПН — среднедневное поступление наличности;
  • НП — наличные поступления за любые 3 календарных месяца подряд из 12 месяцев, предшествующих месяцу установления (изменения) лимита. При расчете данного показателя не учитываются суммы, полученные за этот период в учреждениях банка;
  • РД — количество рабочих дней предприятия за выбранные 3 месяца.

Определенный лимит утверждается внутренним приказом ОСМД. В течение 2-х недель с момента истечения 3-месячного срока с начала работы ОСМД определенный на основании прогнозных расчетов лимит устанавливается на основании фактических показателей. В дальнейшем при наличии объективных факторов (изменения в размерах поступления/расходов наличности, режима работы предприятия и т.д.) лимит и/или сроки сдачи наличности в банк могут пересматриваться. При этом предприятию разрешено выбрать показатели любых 3-х месяцев подряд из последних 12 календарных месяцев. Документы, подтверждающие обстоятельства, послужившие основанием для изменения лимита и/или сроков сдачи наличности в банк, прилагаются к соответствующему приказу предприятия об изменении лимита и/или договора с банком.

Пунктом 5.4 Положения № 637 установлено, в частности, следующие требования касательно установления лимита:

  • предприятиям, которым установлен срок сдачи наличных денег в банк ежедневно, в день поступления наличных или на следующий день от ее поступления в кассу, — не более размера среднедневного поступления наличности за любые 3 месяца подряд из последних 12;
  • для предприятий, расположенных в населенных пунктах, где нет банков, — не более 5-кратного размера среднедневного поступления наличности за любые 3 месяца из последних 12;
  • предприятиям, в которых показатель среднедневного поступления равен нулю или меньше 10 НМДГ (на сегодняшний день — 170 грн) — не более 10 НМДГ.

Как видим, при своевременном и правильном оформлении соответствующих документов (Расчета, приказа и т.п.) любое предприятие может установить себе лимит в пределах 10 НМДГ.

Важно помнить!

1. Если предприятие, независимо от причин, не установило лимит кассы, он считается равным нулю. Следовательно, любая сумма наличности, которая имеется в кассе на конец рабочего дня и не сдана в банк, в соответствии с требованиями Положения считается сверхлимитной.

2. Если предприятие определило лимит неправильно, с превышением фактических размеров, его лимит считается действующим на уровне установленных предельных размеров. А значит, «сверхлимитные» суммы для применения штрафных санкций будут определяться контролирующими органами на основании правильно рассчитанного лимита.

3. Ответственность за установление лимита кассы предприятия и достоверность показателей, указанных в Расчете, несет руководитель предприятия.

Полезно знать

Наличные средства не считаются сверхлимитными в день их поступления, если они были сданы в сумме, превышающей установленный лимит кассы, в обслуживающие банки не позднее следующего рабочего дня банка или были использованы предприятием (без предварительной сдачи в банк и одновременного получения из банка на указанные нужды) на следующий день на нужды предприятия, например, выданы под отчет на хозяйственные нужды (оплату товаров/работ, услуг) и т.п. индульгенция установлена п. 5.9 Положения № 637.

Пример

Расчет лимита кассы вновь созданного ОСМД

Вновь созданное ОСМД «Четыре брамы» с целью соблюдения требований Положения № 637 составило 30.09.2015 г. Расчет установления лимита остатка наличности в кассе на октябрь – декабрь 2015 года. Прогнозные показатели основываются:

  • на решении общего собрания ОСМД, которым установлено, что совокупные взносы сособственников для обеспечения уставной деятельности ОСМД будут составлять ежемесячно 120000 грн/месяц и должны вноситься сособственниками в кассу ОСМД не позднее 25 числа текущего месяца;
  • на данных Правил внутреннего трудового распорядка ОСМД, которым установлено рабочее время работникам ОСМД в будние дни, с понедельника по пятницу, с 9.00 до 18.00, с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Соответственно, количество рабочих дней составляет 65 дней (21 + 21 + 23). Договором с банком установлено, что сроки сдачи наличности в банк — ежедневно, не позднее следующего рабочего дня предприятия и банка за днем поступления наличности в кассу предприятия. Прогнозный лимит остатка наличных денег в кассе составляет: (120000,00 грн х 3) / 65 = 5538 грн.

Учитывая условие примера, заполнение Расчета будет следующим: см. по ссылке.

Указанный в Расчете лимит должен быть утвержден приказом ОСМД. Таким образом, ОСМД «Четыре брамы» имеет право оставлять в кассе предприятия в нерабочее время сумму, не превышающую 5538 грн. Не позднее 14 января 2016 года ОСМД «Четыре брамы» обязано пересмотреть лимит на основании фактических показателей за период октябрь – декабрь 2015 года.

Олег КОРУЖИНЕЦ,

o.k. consulting [бюро поддержки бизнеса]