1030

В жизни какого-либо предприятия или организации создается множество бумажного наследия. В этом нагромождении будут документы, подтверждающие создание, по текущей деятельности, переписка с государственными органами и контрагентами, финансовые документы, бухгалтерские, отчетные, уведомления и т.п. Как разобраться в этой бумажной круговерти? Почему нужно хранить документы ОСМД? Какие существуют требования по хранению и сроки хранения? Обо всем этом — в текущем материале…

Несколько слов о документообороте

Документооборотэто движение служебных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения либо отправки (п. 2 Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста Украины от 18.06 .2015 г. № 1000/5).

Для рационального движения документов по предприятию разрабатывают график документооборота. Основы такой разработки содержатся в р. 5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88). Так, в частности, приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливаются график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их в учет, передача в обработку и в архив. Поскольку, как правило, ОСМД не может похвастаться большим штатом «обработчиков» документов, то разрабатывать данную схему будет главбух.

Также на его плечи ляжет и разработка номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в делопроизводстве предприятия, оформленных с указанием сроков хранения.

Все документы предприятия, как правило, можно сгруппировать в следующие дела: личные; с финансовыми документами (в т.ч. личные счета работников, ведомости начисления зарплаты и т.д.); с перепиской; с приказами и распоряжениями; с документами временного, в т.ч. длительного (свыше 10 лет) хранения.

Если подытожить, то в приказе нужно расписать порядок работы с документами, а именно: определить одно или несколько лиц, которые  получают и расписывают документы (все будут знать, куда нести документы и что дальше с ним делать), определить время на ознакомление, расписывание и обработку документов (например, передать бухгалтеру, а он должен обработать в срок от 5-ти до 30-ти дней, в зависимости от внутренней градации срочности). Затем — куда деть отработанный документ и кто отправляет ответ, если это переписка, куда подшивать копию и следует ли вообще ее делать.

Это избавит от путаницы и суеты. Никто не будет писать невесть что и непонятно кому. А важные запросы или ответы не будут лежать неделями на подоконнике за вазоном…

Зачем сохранять документы

Во-первых, это предусматривают нормативные акты. В частности, и Положение № 88 в разделе 6.

Во-вторых, не следует забывать, что для доказательства собственной правоты нужно подкреплять свою позицию документально.

В-третьих, отсутствие документов может повлечь за собой ответственность финансового характера, например, в виде доначисления налогов или сборов и штрафов. Такой «результат» можно легко получить в ходе проверки или суда.

Итак, вывод очевиден — документы хранить нужно. Для этого необходимо выделить место и организовать свой труд так, чтобы отработанные документы не накапливались. Раскладывайте их в папки согласно содержанию или подшивайте в папки-регистраторы.

Где и как хранить документы

Требования Положения № 88 к хранению первичных документов четкие и лаконичные (п.п. 6.1–6.5):

  • первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером;
  • бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность;
  • первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге;
  • первичные документы текущего месяца, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и являлись основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Итак, из вышеприведенного очень четко вырисовывается — документы, которые так или иначе обрабатывает главбух, — он и определяет место для хранения. Такой же подход уместен и касательно переписки, приказов и прочих документов.

И второй вывод — рано или поздно определенные документы нужно передавать в архив, но не все — некоторые можно уничтожать после того как истекли сроки хранения. Этот момент законодательством также унормирован.

Сколько времени нужно хранить документы

Данные сроки определены в Перечне типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень 578). Этот нормативный документ включает типичные (и некоторые нетипичные) документы, создаваемые при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых государственными органами и органами местного самоуправления, прочими учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности.

Для всех перечисленных в Перечне групп документов определены свои сроки хранения. Если вы более присмотритесь, то увидите, что таких сроков 2: для организаций, которые являются и которые не являются фондообразователями НАФ.

Заметим, что НАФ (Национальный архивный фонд) — это не какая-то определенная организация — это совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации (ст. 1 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. № 3814-XII). Следовательно, документ НАФ — это архивный документ, культурная ценность которого признана соответствующей экспертизой и который зарегистрирован как составляющая НАФ. Чтобы определиться с тем, являетесь ли вы фондообразователем, нужно обратиться в госархив за соответствующей экспертизой.

Приведем сроки хранения наиболее распространенных документов в таблице. Так как ОСМД, как правило, не является фондообразователем НАФ, то и графу эту мы отражать не будем. Кому все же интересно — может заглянуть непосредственно в Перечень № 578.

Таблица 1

Статья
Перечня № 578/5
Вид документаСрок хранения документов
30Учредительные документы (установочный акт, учредительный договор (устав), положения) и изменения в них; список учредителей (участников); выписка из Единого государственного реестра и т.п.До ликвидации
320Документы (копии отчетов, извлечения из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате пособий, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования3 года
321Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, получении льгот по налогам и т.п.5 лет
331Договоры-обязательства за товары, полученные в кредит, письма по оформлению договоров-обязательств3 года
332Договоры о полной материальной ответственности3 года (после увольнения материально ответственного лица)
341Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в том числе:
проверок кассы, правильности взимания налогов и т.д.
5 лет
342Документы (справки, акты, обязательства, письма) относительно расходования, недостач, хищений5 лет
344Документы (акты, сведения) о переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного производства5 лет (при условии завершения проверки, ревизии)
492Трудовые договоры (контракты, соглашения), заменяющие приказы по кадровым вопросам (личному составу)75 лет
493Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и извлечения из приказов о принятии, перемещении, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, декларации госслужащих, характеристики, листки по учету кадров)75 лет (справки с места жительства, медицинские справки и прочие документы второстепенного значения — 3 года после увольнения)

Несколько слов об электронном документообороте

Общее требование к первичным документам, учетным регистрам и бухгалтерской отчетности, созданной в форме электронного документа, — они должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге (п. 6.4 Положения № 88).

В то же время существуют и определенные особенности организации электронного документооборота. В частности, речь идет о документах, созданных с применением электронной цифровой подписи. Работа с такими электронными документами и их подготовка к передаче на архивное хранение определяются Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста Украины от 11.11.2014 г. № 1886/5. Среди прочего, существует достаточно много полезных моментов. В частности, как нужно правильно называть файлы документов и в каком формате они должны храниться.

Сергей КАСАТОНОВ,

бухгалтер-эксперт, г. Киев