Все совладельцы многоквартирных домов заинтересованы в оптимизации расходов, понесение которых необходимо для управления такими домами. Создание ОСМД — лишь первый шаг на пути данной оптимизации. Ведь для того, чтобы этот способ управления действительно был достаточно экономным, не менее важно правильно организовать работу объединения. Одно из возможных направлений экономии, к которому иногда прибегают совладельцы с целью сокращения расходов, является избрание председателем правления ОСМД лица, компетентного в вопросах ведения бухгалтерского учета, с последующим поручением ему соответствующих обязанностей. Но правильно ли это с точки зрения действующего законодательства и какие практические последствия подобного совмещения обязанностей?

Начнем с самого главного: выполнение председателем правления ОСМД функций бухгалтера НЕ противоречит действующему законодательству.

Так, согласно ч. 4 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996), одной из форм организации бухгалтерского учета на предприятии1 является самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия2.

По нашему мнению, вышеприведенная норма в достаточной степени касается случаев ведения бухучета председателем правления ОСМД. Ведь правление является органом, который избирается для руководства текущей деятельностью объединения (согласно ч. 17 ст. 10 Закона Украины «Об объединении совладельцев многоквартирного дома» от 29.11.2001 г. № 2866-III, далее — Закон № 2866), а следовательно — председателя правления вполне можно считать руководителем.

Дополнительным аргументом в пользу возможности выполнения председателем правления ОСМД функций бухгалтера может являться часть 20 ст. 10 Закона № 2866, которой к компетенции правления отнесено среди прочего и ведение бухгалтерского учета и отчетности о деятельности объединения.

Далее рассмотрим некоторые практические вопросы, связанные с возложением на председателя правления ОСМД обязанностей бухгалтера.

Как правильно оформить возложение на председателя правления ОСМД обязанностей бухгалтера?

Прежде всего следует исходить из того, на каких основаниях председатель правления ОСМД исполняет свои обязанности — общественных или по трудовому договору.

На заметку! Случай, когда председатель правления работает по гражданско-правовому договору, отдельно рассматривать не будем. Ведь в статье «Можно ли с председателем правления ОСМД заключить гражданско-правовой договор» мы в свое время сделали вывод, что данный способ организации отношений ОСМД с председателем правления не согласуется с действующим законодательством.

Председатель правления ОСМД исполняет обязанности на общественных началах

Так, если председатель правления ОСМД исполняет обязанности на общественных началах, вариантов немного. Зачастую в таком случае единственным юридически значимым документом, определяющим обязанности председателя правления, является устав ОСМД. Поэтому если принимается решение о том, что председатель правления будет исполнять обязанности бухгалтера, это должно указываться в учредительных документах объединения.

Если решение о возложении обязанностей бухгалтера на председателя правления принимается на этапе, когда ОСМД уже зарегистрировано, нужно внести изменения в устав. Конечно, это не самый простой путь. Ведь, кроме того, что придется созвать общее собрание совладельцев, необходимо будет еще и зарегистрировать новую редакцию учредительных документов, уплатив за это административный сбор.

На заметку! В 2017 году плата за государственную регистрацию изменений в учредительные документы ОСМД составляет 480 грн (абз. 8 ч. 1 ст. 36 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований» от 15.05.2003 г. № 755-IV).

Таким образом, советуем на этапе утверждения устава ОСМД в части определения обязанностей председателя правления прописывать, что приведенный перечень таких обязанностей не является исчерпывающим и будет более детализирован в положении об обязанностях председателя правления ОСМД (в случае же если последний работает по трудовому договору — в должностной инструкции председателя правления ОСМД). При таких обстоятельствах, возлагая на председателя правления обязанности по ведению бухгалтерского учета (как, собственно, и любые другие), достаточно будет внести изменения в соответствующее положение об обязанностях (должностную инструкцию).

Председатель правления ОСМД работает по трудовому договору

В случае если председатель правления является наемным работником (находится в трудовых отношениях с ОСМД) — альтернатив чуть больше.

Дело в том, что при этом возникает вопрос касательно наличия совмещения профессий (должностей) — ситуации, когда работник выполняет на том же предприятии, в учреждении, организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы.

Совмещение может иметь место в том случае, если штатным расписанием ОСМД предусмотрена отдельная должность бухгалтера. В таком случае известны 2 возможных варианта действий:

  1.  внести изменения в штатное расписание путем выведения из него должности бухгалтера;
  2.  оформить возложение обязанностей по ведению бухгалтерского учета на председателя правления ОСМД как совмещение.

Откровенно говоря, первый вариант является более привлекательным. Ведь совмещение профессий считается изменением существенных условий труда, а следовательно, председатель правления ОСМД должен быть уведомлен об этом не позднее чем за 2 месяца (ч. 3 ст. 32 Кодекса законов о труде Украины, далее — КЗоТ). Кроме того, при совмещении профессий (должностей) работнику за это должна осуществляться доплата (ст. 105 КЗоТ).

В случае если должность бухгалтера в штатном расписании отсутствует, процедура возложения обязанностей по ведению бухучета на председателя правления, который является наемным работником, похожа на ту, которая применяется при исполнении председателем правления своих обязанностей на общественных началах: необходимо внести изменения в должностную инструкцию, а если в уставе приведен исключительный перечень обязанностей председателя правления — также изложить в новой редакции учредительные документы.

Правда, существует еще один нюанс: если с председателем правления трудовой договор заключен в письменной форме, в последний также нужно будет внести соответствующие дополнения и уточнения (путем оформления приложения к данному договору).

Соответственно, если еще на этапе создания ОСМД было согласовано, что председатель правления одновременно будет работать тут бухгалтером, соответствующие обязанности необходимо предусмотреть в уставе, трудовом договоре и должностной инструкции еще вначале.

Некоторые последствия возложения на председателя правления ОСМД обязанностей бухгалтера

В ситуации, когда обязанности председателя правления и бухгалтера исполняет одно и то же лицо, стоит обратить внимание на некоторые практические нюансы.

Во-первых, одна из важных обязанностей бухгалтера — составление и предоставление налоговой отчетности. Традиционно такая отчетность скрепляется одновременно двумя подписями — руководителя и бухгалтера. Вместе с тем в пп. 48.5.1 Налогового кодекса Украины законодатель предусмотрел следующее: в случае ведения бухгалтерского учета и предоставления налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика данная налоговая декларация подписывается таким руководителем. То есть уполномочивать любое другое лицо (скажем, из числа членов правления) на подписание налоговой отчетности вместе с председателем правления нет необходимости.

Во-вторых, именно подпись бухгалтера, как правило, является второй подписью, которая указывается в карточке с образцами подписей и оттиска печати при открытии текущего счета юридическому лицу (абз. 2 п. 18.2 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492, далее — Инструкция № 492). В свою очередь, в п. 18.6 Инструкции № 492 закреплено: по счетам юридических лиц и счетам обособленных подразделений, в штатном расписании которых нет лиц, которым может быть предоставлено право второй подписи, в банк подается заверенная карточка с образцами подписей лиц, которым принадлежит право первой подписи. В этом случае при составлении карточки в графе, предназначенной для указания должностей лиц, имеющих право второй подписи, делается надпись о том, что в штатном расписании нет таких лиц. То есть, опять-таки, без второй подписи вполне можно обойтись.

Обратим внимание еще на один немаловажный вопрос. Согласно ч. 6 ст. 22 Закона № 2866, для финансирования самообеспечения объединения совладельцы уплачивают соответствующие взносы и платежи в размерах, установленных общим собранием объединения. Если соответствующие взносы осуществляются наличными (а именно так зачастую и происходит на практике), ОСМД нужна касса, а следовательно — и кассир.

С целью, опять-таки, оптимизации расходов на оплату труда обязанности кассира чаще всего возлагаются на бухгалтера. Однако если функции бухгалтера будет выполнять руководитель, то вариантов 2: или заведовать кассой будет поручено все тому же председателю правления, или придется трудоустраивать для этого отдельное лицо.

Если совладельцы согласуют первый вариант, то переживать по поводу того, что все кассовые документы будут подписаны одним только председателем правления — не стоит. Действительно, формы таких документов предусматривают их скрепление двумя (бухгалтера и кассира или руководителя и бухгалтера) или даже тремя (руководителя, бухгалтера и кассира) подписями. Однако Национальный банк Украины в письме от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645 пришел к следующему выводу: при отсутствии на предприятии других работников руководитель имеет право подписывать кассовые документы единолично.

В то же время важно: если председатель правления ОСМД исполняет обязанности на общественных началах, кассиром он быть не может. Дело в том, что, как следует из п. 4.8 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637, для того, чтобы лицо могло исполнять обязанности кассира, с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. А заключение таких договоров регламентируется именно трудовым законодательством: в частности — главой ІХ КЗоТ, а именно — ст. 1351. Посему кассиром может быть только наемный работник.

Ну и напоследок напомним. Если возложение обязанностей бухгалтера на председателя правления ОСМД осуществляется в уже действующем объединении, в котором ранее бухучетом заведовало другое лицо, о перепоручении соответствующих обязанностей необходимо уведомить органы ГФСУ. А именно — подать регистрационное заявление по форме № 1-ОПП с пометкой «Зміни» в 10-дневный срок со дня возложения обязанностей по ведению бухучета на председателя правления (п. 9.3 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588).

Виктория Туманова,
юрист

1 Под «предприятием» Закон № 996 подразумевает всех юридических лиц, созданных в соответствии с законодательством Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность в соответствии с законодательством (ч. 1 ст. 2 Закона № 996).

2 Данная форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться, и в бюджетных учреждениях. Однако ОСМД не относится к числу ни одних, ни других.