Согласно п. 1.2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение о кассовых операциях), кассовая книга — это документ, который применяют для первичного учета наличности в кассе. Типовая форма № КО-4 данного документа приведена в приложении 5 к Положению о кассовых операциях.

Движение наличности в кассе ОСМД следует фиксировать именно в этом документе (п. 4.2 Положения о кассовых операциях). И если было принято решение, что взносы членов ОСМД будут приниматься в том числе и наличными через кассу ОСМД, то такому объединению совладельцев следует непременно завести одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте.

Заметим: записи в кассовой книге фиксируют с первого дня получения в кассу денежной наличности на основании выписанного приходного кассового ордера по типовой форме № КО-1 (далее — ПКО).

Что касается самого ведения кассовой книги, то следует обратить внимание на постулаты из п. 4.2 Положения о кассовых операциях. Именно они нам и помогут при заполнении кассовой книги во время получения взносов сожителей многоквартирного дома.

Так, в первую очередь необходимо помнить, что все листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью ОСМД. Количество листов в кассовой книге нужно засвидетельствовать подписями руководителя и главного бухгалтера (при наличии) ОСМД.

При самом заполнении кассовой книги все записи в ней следует осуществлять в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета (это может быть синий или черный цвет) чернильной или шариковой ручкой.

Первый экземпляр — «Вкладний аркуш касової книги» — остается в кассовой книге. То есть он является неотрывной частью листа кассовой книги. Второй же (то есть отрывная часть) — «Звіт касира» — документ, по которому кассир отчитывается о движении наличности в кассе за день. Его передают в бухгалтерию. Там он хранится в одной папке с РКО и ПКО, выписанными в день.

Номера страниц обоих экземпляров листа кассовой должны совпадать (абз. 6 п. 4.2 Положения о кассовых операциях).

При получении наличных в качестве взноса сожителей многоквартирного дома, в графе «Номер документа» страницы Кассовой книги следует указать порядковый номер ПКО, которым были оприходованы наличные от владельца квартиры. Далее заполняем графу «Від кого отримано чи кому видано» — ну тут проблемы не должны возникнуть, а в графе «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку» советуем указать субсчет 484 «Прочие средства целевого финансирования и целевых поступлений» (к которому можно открыть субсчет четвертого порядка — например, 4841 «Взносы и платежи совладельцев»). А вот последней графой, которую следует в данном случае заполнить, является графа «Надходження», где и будет указана сумма взноса совладельца.

Со всеми остальными строками кассовой книги вопросы возникнуть не должны. Так, в конце дня кассир должен подытожить операции за день, вывести остаток наличности в кассе на начало следующего дня и передать в бухгалтерию «Звіт касира» (им, по сути, является второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги), вместе с ПКО и РКО (абз. 2 п. 4.3 Положения о кассовых операциях).

Подчеркиваем: какие-либо записи в кассовой книге необходимо проводить на основании кассового ордера в день его составления.

Если в течение дня не было движения наличности, то записи в кассовой книге, по понятным причинам, не делают (даже если на начало дня у фирмы были остатки наличных) (п. 4.3 Положения о кассовых операциях).

Заметим. Делать исправления в кассовой книге, как правило, запрещается. Если бухгалтер все же допустил неточности при составлении кассовой книги, то ее исправление следует засвидетельствовать подписями кассира и главного бухгалтера (замещающего его лица).

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или другого работника ОСМД, уполномоченного на это руководителем ОСМД (п. 4.5 Положения о кассовых операциях).

Электронная кассовая книга

Конечно же, старый добрый метод заполнения кассовой книги вручную — это всегда гарантированное сохранение информации во времена Интернета и электронных вирусов, но современные технологии добрались и до кассовой книги. Так, сегодня ОСМД вправе вести кассовую книгу и в электронном варианте (п. 4.4 Положения о кассовых операциях).

Здесь следует помнить, что программное обеспечение, с помощью которого фирма ведет кассовую книгу, должен давать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить кассовую книгу в бумажной форме.

Кроме того, записи в электронной кассовой книге надо проводить до начала следующего рабочего дня (то есть с остатками на конец предыдущего дня) со всеми необходимыми реквизитами, предусмотренными типовой формой № КО-4. Страницы электронной кассовой книги нужно нумеровать автоматически в порядке возрастания с начала года.

Во время распечатывания в конце месяца «Вкладного аркуша касової книги» должно автоматически выводиться общее количество листов кассовой книги за месяц, а если фирма распечатывает в конце года — их общее годовое количество.

После распечатывания «Вкладного аркуша касової книги» и «Звіту касира» кассир обязан проверить правильность их составления. Затем он ставит на них свой автограф и передает «Звіт касира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладному аркуші касової книги».

По окончании календарного года электронная кассовая книга должна передаваться для хранения в соответствии с законодательством Украины.

Василий Кропивницкий,
независимый эксперт