Корпоративная банковская платежная карта на многих предприятиях не новинка, а достойный заменитель выдачи аванса наличными. Поэтому неудивительно, что ОСМД переходят на использование такого средства проведения расчетов при покупке товаров в хозяйственных целях. При каких операциях можно применить корпоративную карту, как учитывать движение средств по картам — расскажем в материале

Для каких операций можно применять корпоративную банковскую платежную карту

На сегодняшний день этот вопрос регулируется Инструкцией о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492 (далее — Инструкция № 492).

Так, в соответствии с предписаниями абз. 2 п. 8.3 гл. 8 Инструкции № 492 корпоративную банковскую платежную карту (далее — КБПК) можно применять для:

  • получения наличных за пределами Украины для оплаты командировочных расходов;
  • осуществления безналичных расчетов за пределами Украины, связанных с командировками и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, по содержанию и пребыванию воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, согласно условиям Кодекса торгового мореплавания Украины, Воздушного кодекса Украины Конвенции о международной гражданской авиации, Международной конвенции о дорожном движении.

Кроме четких возможностей применения корпоративной карты, в абз. 1 п. 8.3 гл. 8 Инструкции № 492 прописаны также ситуации, когда запрещено использовать денежные средства, полученные с помощью КБПК. Итак, с помощью корпоративной карты запрещены:

  • получение зарплаты;
  • другие выплаты социального характера;
  • расчеты по внешнеторговым договорам (контрактам);
  • осуществление иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Как видите, список разрешений и запретов очень краткий. Кроме того, в Инструкции № 492 упоминается лишь об инвалютных операциях в части разрешений. Поэтому можно сделать вывод, что с помощью КБПК можно оплачивать все, что прямо не запрещено законодательством.

Судя из практики, абсолютно на законных основаниях чаще всего используют КБПК для проведения расчетов через платежные терминалы для приобретения товаров/услуг в хозяйственных целях и для осуществления расчетов в пределах расходов (например, в случае командировки председателя ОСМД или другого работника ОСМД).

Бухгалтерский учет движения средств на счете к корпоративной карте

Оформив соглашение с банком на открытие КБПК, безусловно, у вас появится новый счет для КБПК. Движение средств на данном счете следует отражать через Дт 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте». Если вы очень модерновое ОСМД, и открыли инвалютную КБПК, то будут открыты и счета в инвалюте, которые необходимо показывать по Дт 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».

Перечисляя средства на счет КБПК для их использования в хозяйственных целях или во время командировки, бухгалтеру необходимо сделать проводки Дт 313 (314) Кт 311 «Текущие счета в национальной валюте» (312 «Текущие счета в иностранной валюте»).

Если для открытия счетов и эмиссии КБПК ОСМД пришлось уплатить банку вознаграждение, то понесенные расходы показывают проводкой Дт 92 «Административные расходы» Кт 311.

Полученную от банка корпоративную карту, мы считаем, следует отражать на дебете забалансового счета 08 «Бланки строгой отчетности» по фактической стоимости эмиссии (сумме, уплаченной банку за выпуск этой карты). Можно открыть отдельный субсчет, например, «08/1 КБПК». В случае если в дальнейшем будет принято решение закрыть корпоративную карту (к примеру, при изменении обслуживающего банка), то КБПК необходимо списать с забалансового счета 08.

Что касается документирования движения КБПК и ее хранения в ОСМД, то на сегодняшний день нормативными актами, к сожалению, не определены никакие требования по данному вопросу. Несмотря на это, советуем все же КБПК хранить в сейфе фирмы — там, где, собственно, и хранятся денежные средства предприятия.

Если КБПК выдают разным работникам ОСМД, то для отражения движения КБПК можно завести самостоятельно разработанный специальный Реестр использования КБПК или Журнал использования КБПК. В этом документе необходимо зафиксировать дату получения и возврата карты держателем, суммы остатка на счету и т.п.

Данный документ следует разработать самостоятельно и утвердить внутренним приказом предприятия. Вести реестр (журнал) можно поручить бухгалтеру или кассиру. Также можно разработать собственные правила применения КБПК на предприятии, и, соответственно, утвердить их приказом. Здесь все зависит от потребностей самого ОСМД. Ведь если пользователем корпоративной карты будет только председатель ОСМД, то, конечно же, все просто, и дополнительные документы явно не понадобятся.

Василий Кропивницкий,
независимый консультант